Viele Unternehmen glauben, ihre Daten in Microsoft 365 seien automatisch sicher. Das stimmt nur zur Hälfte. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft – für die Sicherung eurer Inhalte seid ihr selbst verantwortlich. Dieser Ratgeber erklärt, warum ein eigenständiges Backup und eine revisionssichere Archivierung für Microsoft 365 kein Luxus, sondern Pflicht sind.
Das Shared-Responsibility-Prinzip
Microsoft arbeitet nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung: Microsoft hält die Plattform am Laufen, schützt die Rechenzentren und sorgt für Verfügbarkeit. Für die Daten in euren Postfächern, auf SharePoint, in OneDrive und Teams seid aber ihr zuständig. Microsoft sichert euch gegen eigene Ausfälle ab – nicht gegen das, was bei euch passiert.
Was die Microsoft-Bordmittel nicht können
- Gelöschtes verschwindet nach Fristende endgültig. Der Papierkorb und die Aufbewahrung haben feste Grenzen – ist die Frist um, sind die Daten weg.
- Kein Zurück zu einem früheren Stand. Nach einem Ransomware-Befall oder einer Fehlbedienung lässt sich nicht einfach ein sauberer Zeitpunkt wiederherstellen.
- Wiederherstellung ist aufwendig und lückenhaft. Einzelne Elemente zurückzuholen kostet Zeit – und oft fehlt am Ende etwas.
- Archivierung ist nicht automatisch revisionssicher. Für gesetzliche Aufbewahrungspflichten reicht der Standard meist nicht.
Die drei häufigsten Datenverlust-Szenarien
1. Versehentliches Löschen. Mit Abstand die häufigste Ursache – ein Mitarbeiter löscht eine Mail, einen Ordner oder ein Postfach, und es fällt erst Wochen später auf. 2. Ransomware und Angriffe. Verschlüsselte oder manipulierte Dateien synchronisieren sich in die Cloud – ohne unabhängiges Backup ist auch die Cloud-Version betroffen. 3. Mitarbeiter-Abgänge. Wird ein Konto gelöscht, verschwinden ohne Sicherung auch dessen Daten und E-Mail-Verlauf.
Backup und Archivierung – der Unterschied
Ein Backup dient der Wiederherstellung: Es holt verlorene Daten zu einem früheren Stand zurück. Eine Archivierung dient der revisionssicheren, unveränderbaren Aufbewahrung – wichtig für steuer- und handelsrechtliche Pflichten. Beides gehört zusammen, erfüllt aber unterschiedliche Zwecke.
So lösen wir das
Wir richten eine unabhängige Sicherung eurer Postfächer, Dateien und Teams-Inhalte ein, aus der sich gezielt ein früherer Stand wiederherstellen lässt – plus eine revisionssichere Archivierung für eure Aufbewahrungspflichten. Wir überwachen das und spielen im Ernstfall zurück. Mehr dazu auf unserer Startseite unter Microsoft 365 & Backup – oder sprecht uns direkt an.